Control de pagaments parcials

Per poder controlar els pagaments que es fan de forma parcial dels rebuts que han quedat pendents de pagament


Tasques que hauríeu de saber fer abans de començar: Control de cobraments i retorn de rebuts


De vegades hi ha famílies que prefereixen pagar-ho tot a principi de curs i d'altres que paguen quan poden. Amb els pagaments parcials podeu afegir el que han pagat aquestes famílies, que els constarà com a saldo, amb el qual podeu pagar els rebuts.

1. Des del bloc Gestió, entreu al mòdul Rebuts.

2. A Generació de rebuts, cliqueu Control de pagaments parcials.

3. Seleccioneu una classe o escriviu el nom o cognom d'un alumne per veure'n els cobraments parcials.

4. Marqueu Només alumnes amb pagaments perquè només us apareguin aquells alumnes que ja tenen pagaments parcials. Si voleu introduir un nou pagament parcial a un alumne que no en té cap, no marqueu aquesta caixa.

També podeu marcar la caixa Mostrar pagaments saldats.

5. Cliqueu Cercar.

Apareixerà el llistat d’alumnes amb el detall dels pagaments que tenen registrats (amb la data del pagament, l'import aportat, el saldo disponible, el tipus de pagament, etc.).

Als alumnes que no tinguin cap pagament, només apareixerà Nou pagament.

— Crear un nou pagament parcial
— Operacions dels pagaments parcials
— Solució d'errors

Quan un rebut està parcialment pagat, només podrà passar com a incobrable.
Quan un rebut apareix com a cobrat com a resultat de successius pagaments parcials, no es permet cap canvi d'estat.
Si fos necessari canviar l'estat d'aquests rebuts, haureu de desfer les operacions de pagaments parcials fins a arribar a tenir el rebut com a pendent.

CREAR UN NOU PAGAMENT PARCIAL


1. A un alumne, cliqueu Nou pagament per informar del pagament que es farà. Se us redirigirà a una pantalla on heu d'indicar la quantitat (import) que s'ha entregat, l'agent emissor, el tipus de pagament, la forma de pagament i la data en què s'ha efectuat el pagament.

Si treballeu amb sèries (que podeu activar des de Gestió > Rebuts > Definició > Configuracions del mòdul de rebuts), podeu introduir la sèrie en la qual es generarà.

2. Marqueu Automatitzar el cobrament de rebuts pendents si voleu que l'import del pagament es pugui fer servir per saldar de manera automatitzada els rebuts generats en el futur, abans de fer l'emissió al banc, des de Cobrament automàtic de rebuts. Caldrà que indiqueu de quin agent emissor seran els rebuts i la seva sèrie (si en teniu).

              

3. Cliqueu Guardar.

Veureu la informació del nou pagament a la pantalla anterior.

              

OPERACIONS DELS PAGAMENTS PARCIALS


MOVIMENTS (icona de l'ull)

Veureu cadascun dels moviments que s'han realitzat de cada pagament, és a dir, quins rebuts han estat afectats, amb indicació de l'import saldat i la data en què es va realitzar.

Podeu clicar la icona de la brossa per esborrar un import saldat.

               

SALDAR REBUTS (icona de les monedes)

Permet utilitzar l'import del pagament parcial per saldar rebuts pendents.

Se us mostra la relació de rebuts pendents (totalment o parcial) de l'alumne, als quals podeu destinar saldo per cobrar-los.

1. Marqueu els rebuts que voleu pagar amb el saldo de l'usuari.

2. Introduïu la quantitat que voleu pagar de cada rebut seleccionat.

3. Introduïu la data que voleu que consti.

4. Cliqueu Guardar.

També podeu veure el rebut (icona de l'ull) i obtenir-ne un PDF (icona de PDF).

               

ESBORRAR (icona de la brossa)

Permet esborrar el pagament parcial. Només es podrà esborrar si el pagament no s'ha utilitzat per saldar cap rebut.

GENERAR REBUT (icona del vistiplau verd)
(només si treballeu amb sèries de facturació)

Permet generar un comprovant d'un pagament (ingrés a compte).
Aquest comprovant és un rebut més que, si teniu més d'una sèrie de facturació, podeu controlar assignant la mateixa sèrie a tots els rebuts d'aquest tipus.

Tingueu en compte que si utilitzeu la cerca avançada de rebuts per quadrar la facturació, els imports dels rebuts de pagaments parcials —si estan assignats a la mateixa sèrie que els rebuts d'escola— apareixeran en una nova columna a la graella i els haureu de descomptar del total.

PDF (icona de PDF)

Genera un PDF amb el comprovant del rebut generat clicant Generar rebut.

SOLUCIÓ D'ERRORS


Podria ser que cometéssim un error a l’hora d’introduir l’import del pagament parcial, per la qual cosa, l’import final que consta com a cobrat seria incorrecte.

Si fos així, l'import pendent seria incorrecte, tot i que el titular ja hauria pagat la quantitat correcta. Procedirem a modificar el rebut per tal que figuri com a cobrat amb l'import correcte. No definirem el rebut com a anul·lat, ja que part de l'import s’ha cobrat, i ha de figurar en algun lloc que el titular ha pagat aquella quantitat correctament.

En aquest cas, ens dirigirem a la pantalla de control de pagaments parcials i seleccionarem ‘Saldo’. Aquí és on veurem l'import total del rebut i l'import pagat pel titular.

Ens apuntarem l'import que el pagador ha pagat per aquest rebut i clicarem sobre ‘Operacions’, on apareixerà un requadre amb l'import que falta per pagar. Esborrarem aquesta quantitat i escriurem la quantitat negativa necessària per deixar el rebut com a totalment pendent (fixeu-vos que aquesta quantitat no la perdem, sinó que es torna a sumar a la quantitat que el titular va deixar com a saldo a l’escola per poder utilitzar la quantitat més endavant).

Ara ens dirigirem a Gestió manual de rebuts, on procedirem a modificar les xifres dels conceptes, o eliminar conceptes, o farem el necessari per tal que puguem deixar l'import total en la quantitat que hem introduït per deixar-lo pendent, que és l'import que s’ha pagat i que hem determinat com a correcte.

Ara que ja tenim el rebut com a totalment pendent i amb l'import correcte, tornarem a la pantalla de pagaments parcials per tal de cobrar-lo com s’havia fet amb anterioritat (amb el saldo que el pagador va entregar a l’escola).

Si ara volguéssim modificar la data de cobrament, ho podríem fer des de Control de cobraments i retorn de rebuts.

Si, en canvi, ens trobem amb un rebut l’import del qual és correcte i el titular només n’ha pagat una part i estem segurs que no ens acabarà de pagar la resta, aquest rebut s’ha d’identificar com a incobrable, ja que l’error és del titular. El canvi d’estat cap a incobrable, l’hem de fer des de Gestió manual de rebuts.