Gestió del flux de comunicació

Per establir els procediments que s’han de seguir en qualsevol dels processos de comunicació que tinguin lloc entre l’escola i els pares

Conceptes del glossari relacionats: flux de comunicació, tipus de comunicació, comodins, línia de comunicació

Es pot definir el procediment que s’ha de seguir per gestionar tot el flux de comunicació que genera l’escola per a les famílies. És important tenir en compte que, en els casos que es generi flux de comunicació, les dades que s’utilitzen són les que es troben a l’apartat Comunicació de la fitxa de l’usuari (Administració > Gestió d’usuaris).

El cron és una eina interna del sistema, que s'executa cada 15 minuts (en punt, a un quart, a dos quarts i a tres quarts), amb la finalitat de generar les notificacions pertinents relacionades amb el flux de comunicació. Si no el teniu activat, ens heu de demanar que us l'activem via tiquet.

1. Des del bloc Comunicació, cliqueu la icona de la clau anglesa (Gestió del flux de comunicació) del mòdul Comunicació flux.

               

2. Accedireu a la pantalla que mostra les diverses opcions que admeten flux de comunicació. Per determinar la manera com informar les famílies, cal configurar cada flux. Cliqueu la icona de la clau anglesa (Administrar) d'un flux.

               

3. Activeu Automàtic i Acumular, depenent del funcionament que desitgeu, i cliqueu 'Guardar'.

Automàtic implica que voleu que s'enviïn automàticament les comunicacions que configureu (en el cas de les absències i retards, si no activeu Automàtic, no es farà res).

Si no activeu Acumular, s'envien les notificacions que faci falta cada cop que s'executa el cron (cada 15 min.). És a dir, que si passeu llista a primera hora (a les 08.00 h), a les 08.15 h el cron comprovarà quins alumnes tenen absències o retards no justificats i enviarà una notificació als seus pares. Encara que un retard o absència no estigui justificat, tampoc es generarà cap comunicació si hi ha un avís de consergeria per a aquell alumne i aquella sessió, ja que s'entén que la família ja n'és conscient.
No es tornarà a fer cap enviament fins que no es detecti un canvi de registre. Així, si un alumne falla a primera hora, Clickedu enviarà una notificació als pares i si falla a segona hora, no tornarà a enviar la notificació. En canvi, si a segona hora no falla i a tercera hora torna a fallar, llavors sí que tornarà a enviar la notificació.

Si activeu Acumular, s'envien les notificacions necessàries el primer cop que s'executi el cron després de l'hora indicada (només un cop al dia). Tingueu en compte que als fluxos acumulats els únics comodins que funcionaran són la data, el nom de l'alumne i el nom de la matèria, ja que només es realitzarà un enviament amb la informació de tot el dia.

En el cas de Reunions pares, Esdeveniment calendari, Converses del tutor i Entrevistes personal, activar Acumular no realitza cap acció. Si teniu activat Automàtic, quan es creïn reunions de pares, esdeveniments, etc., s'executaran les línies de comunicació. Si no, quan es creïn es podrà decidir si s'han d'executar aquestes línies o no.

4. Definiu com han de rebre els pares les notificacions (per correu electrònic, missatge de text, PDF o trucada). Cliqueu 'Nova línia'.

               

5. Seleccioneu el tipus de comunicació, introduïu el temps que voleu que el sistema esperi per activar la següent línia de comunicació i escriviu el missatge que s'enviarà.

Tipus de comunicació:
— Espera. El sistema s'esperarà els minuts que indiqueu per aplicar la següent línia.
— Trucada. Es generarà un avís a la persona encarregada de realitzar trucades perquè sàpiga que ha de trucar a la família.
— Mail. S'enviarà el correu electrònic que escriviu al camp Missatge. En aquest correu també hi haurà un vincle perquè la família pugui informar que ho ha rebut.
— PDF. Es generarà un arxiu PDF amb el text que escriviu al camp Missatge per poder-lo entregar a la família.
— SMS. S'enviarà un missatge de text al mòbil de la família amb el que hàgiu escrit al camp Missatge.

Temps d'espera:
Introduïu els minuts que voleu que el programa s'esperi per executar la següent línia.

Si, per exemple, s'envia un correu electrònic a les 09.15 h i heu posat un temps d'espera de 20', s'executarà la següent línia de comunicació (p. ex. una trucada) a les 09.45 h, ja que quan el cron s'executi a les 09.30 h detectarà que encara no pot generar l'avís de trucada, però quan es torni a executar a les 09.45 h sí.

Missatge:
Introduïu el missatge que voldreu que s'enviï a les famílies. Els comodins us serveixen per afegir les dades concretes de cada avís que voldreu que s'afegeixin al text.

6. Cliqueu 'Guardar'.

7. Amb 'Reordenar' podeu canviar l'ordre de les línies de comunicació.

ALGUNES CONSIDERACIONS

Un cop s'hagi generat un flux de comunicació, s'aturarà en algun d'aquests casos:
— L'absència o retard deixa d'existir (per exemple, ha arribat un alumne a qui li havíem marcat absència i li canviem per un retard).
— En el correu electrònic, la família clica l'enllaç que apareix per verificar que ho ha rebut.
— Algú ho atura des d'Avisos de consergeria > Llistat d'absències, a la columna Comunicacions.
— Algú ho atura des de Comunicació > Comunicació flux > Històric de comunicacions.

Tingueu en compte que si passeu llista des de Matèries > Assistència data, les absències i retards que es marquin no generaran fluxos de comunicació. Això us pot ser útil per introduir absències i retards d'altres dies, ja que si des d'una matèria introduïu que la setmana passada un alumne no va venir, el programa detecta que aquell alumne té una absència i en genera la comunicació que tingueu configurada.

És molt important que abans de posar en marxa tot aquest flux de comunicació reviseu que les dades de comunicació de les famílies o dels alumnes (en el cas de centres d’adults) estiguin a la plataforma. Podeu fer-ho massivament des d'Administració > Gestió d'usuaris > Accions > Graella de dades d'alumnes i responsables. També podeu deixar aquesta tasca en mans dels pares, mares o alumnes donant-los permisos d’escriptura, i tenint activat des de Configuració de la fitxa d’usuari que puguin veure les dades de comunicació. Us podeu activar el permís Validar les modificacions que fan els usuaris per anar verificant que les dades que introdueixen són correctes.

Si heu configurat els fluxos de comunicació de les absències i retards perquè siguin automàtics, recordeu que podeu configurar la plataforma perquè les famílies que utilitzen l'aplicació mòbil rebin notificacions quan es registra alguna absència o retard dels seus fills, des d'Administració > Tipus, configuracions i importacions/exportacions > Altres configuracions > Sistema Push (assistència). Si teniu la configuració i el cron activats i marqueu la casella Automàtic, quan s'executi el cron s'enviaran les notificacions pertinents, independentment de les línies que hi hagi configurades.
 

EXEMPLES

Exemple 1

Posem per cas que teniu la següent configuració per a les absències i retards de Batxillerat:

                    

Imaginem que un professor de Batxillerat passa llista a les 09.06 h, hi ha un alumne que no hi és i no hi ha cap avís de consergeria.

El professor marcarà que està absent (i que aquesta absència no està justificada).

A les 09.15 h, el cron detectarà aquesta absència (recordeu que el cron s'executa cada quart d'hora) i executarà la primera línia de comunicació per a les absències, que en aquest cas és esperar. La següent línia de comunicació no es podrà realitzar fins a 25' més tard (09.40 h), així que el cron no enviarà el correu electrònic a la família fins a les 09.45 h.

Si l'alumne arriba a les 09.31 h i el professor li canvia l'absència per un retard, a les 09.45 h el cron no enviarà el correu electrònic, ja que ja no existeix l'absència. El que farà serà guardar el retard per quan enviï el resum acumulat de retards a les 18.00 h.

Si l'alumne encara no ha arribat, a les 09.45 h el cron enviarà el correu. La següent línia de comunicació no es podrà realitzar fins a 55' més tard (10.40 h), així que el cron no avisarà que cal trucar a la família fins a les 10.45 h.

Si el pare o la mare de l'alumne cliquen el vincle del correu electrònic confirmaran que s'han assabentat de l'absència del seu fill i s'aturarà el flux de comunicació (és a dir, que a les 10.45 h el cron no realitzarà l'avís).

Si pel que sigui a les 10.45 h els pares no han vist el correu o no han clicat el vincle, el cron enviarà l'avís perquè l'encarregat sàpiga que ha de trucar-los per informar-los.


Exemple 2

Posem per cas que teniu la següent configuració per a les absències de Batxillerat:

               

Com que la comunicació acumulada només s'envia un cop al dia, a les 09.30 h el cron enviarà un correu electrònic informant de les absències i les absències que hi hagi durant la resta de dia no es notificaran.

Hi ha centres que tenen configuracions com aquesta perquè volen que al matí s'enviï una notificació a les famílies sobre l'absència del seu fill però no volen que se n'enviïn més.


Exemple 3

Posem per cas que teniu la següent configuració per a les absències de Batxillerat:

               

Si preferiu tenir un contacte més directe amb les famílies i les voleu trucar quan un alumne no ha vingut, podeu configurar una àmplia línia de comunicació de trucada perquè l'encarregat de trucar a les famílies tingui temps de trucar, però que si pel que sigui no té temps, se li enviï un correu electrònic.

Si el centre aconsegueix contactar per telèfon amb la família, des d'Avisos de consergeria > Llistat d'absències, a la columna Comunicacions, podrà parar el flux de comunicació perquè no se li enviï el correu.