Creación de horarios: Horarios automáticos - Conexión con los generadores de horarios Peñalara y FET

Modificado el Mie, 5 Jul, 2023 a 2:41 P. M.

Exportación de datos para generar el horario en los programas Peñalara o FET e importación posterior hacia Clickedu

Clickedu puede exportar e importar datos de dos programas generadores de horarios: el gestor de horarios Peñalara (programa de pago) o el gestor FET (programa gratuito).

Los pasos para realizar estas conexiones son:
— Preparar el curso con Clickedu: asignar tutores a las clases y profesores en las materias.
— Exportar datos hacia los programas gestores de horarios (Peñalara o FET)
— Generar el horario con estos programas
— Importar los resultados de los gestores hacia Clickedu

Un aspecto importante a tener en cuenta es que no se pueden añadir / quitar materias ni profesores en los programas gestores, pero sí quitar grupos y modificar asignaciones de materias a las clases.

— Mejoras Clickedu-Peñalara 21-22: unificación de los horaris de clase y Unidades Formativas de Ciclos Formativos

1. Preparar el curso con Clickedu: asignar tutores a las clases y profesores en las materias.
Véase más información aquí.

2. Exportar datos hacia los programas gestores de horarios (Peñalara o FET)
Para obtener el archivo que nos servirá para exportar la información necesaria para generar el horario desde Peñalara o el FET, tenemos que ir al bloque Administración, módulo Horarios.

En primer lugar, debemos seleccionar los años del curso escolar en el que queremos generar el horario.

A continuación, pincharemos en el botón Horario automático.

Nos aparecerá la siguiente pantalla, en la que tendremos que poner un nombre identificativo del horario, el intervalo de fechas en las que este horario tendrá validez y seleccionar qué aplicación queremos usar.

En la siguiente pantalla debemos seleccionar las etapas educativas o cursos de los que queremos generar estos horarios, y después Continuar.

En la siguiente pantalla, nos aparecerán las materias afectadas de cada curso, por grupos y por clases. Aparecen todas marcadas por defecto y solo tendremos que desmarcar aquellas que no nos interesen para el intervalo de fechas que hemos definido al comienzo.

Para facilitarle el trabajo en el programa gestión de horarios Peñalara, en Clickedu puede indicar qué materias deben hacerse en el mismo horario (en Peñalara se llaman simultáneas) y qué materias no pueden coincidir con ninguna otra del mismo curso (en Peñalara se llaman no simultáneas).

Unas materias que deben coincidir en el mismo horario serían, por ejemplo, tres materias optativas de las que los alumnos han de elegir una. A estas tres materias les debería poner un mismo código en el campo de texto que tiene al lado de cada materia. Este código debe ser igual entre las tres materias pero diferente del resto de códigos que utilice en esta página.

Ejemplo de materias optativas:
— Piano (aaa)
— Violín (aaa)
— Guitarra (aaa)
— Alemán (bbb)
— Francés (bbb)
— Chino (bbb)

Así, Peñalara pondrá las tres materias de música con el mismo código a la misma hora y día. Igual con las tres de lengua, pero Peñalara las pondrá en otro horario con respecto a las materias de música.

El desplegable con las diversas clases es para indicar que una sesión de grupo no se puede hacer a la vez que las sesiones de las clases escogidas. Por ejemplo, si ha creado un desdoblamiento en la materia de inglés y hace que los alumnos de una misma clase se dividan en dos grupos para hacer inglés. Para configurarlo, el campo de texto de las dos materias de inglés de la misma clase se debería poner el mismo código, y al desplegable debería escoger la clase de donde son los alumnos.

Ejemplo de una materia de inglés que se desdobla en dos grupos de alumnos de una misma clase:
— Inglés grupo1 de la clase de 1ºA (ccc) (clase 1ºA)
— Inglés grupo2 de la clase de 1ºA (ccc) (clase 1ºA)
El código ccc lo ponemos para que Peñalara ponga los dos Inglés a la misma hora y día, y los desplegables con clase 1ºA quiere decir que no queremos que en ese momento haya otra hora en el horario de la clase de 1º A.

Cuando hayamos terminado, pulsamos Guardar.

AULAS: Si desea que el archivo incluya las aulas, será necesario que estén adjudicadas a un edificio. Recuerde que para crear un edificio hay que acceder a Administración > Centro > Acciones > Edificios.

Para asociar las aulas a este edificio, hay que acceder a Administración > Centro > Aulas > Modificar.

Por último, debemos pinchar en Peñalara_GHC o FET para generar el archivo para exportar hacia el gestor Peñalara.

Recordemos que la generación del horario tendrá en cuenta las horas lectivas y no lectivas. Recuerde que en la definición de las horas lectivas y no lectivas tendremos que marcar la opción 'Incluir en el horario automático', para que sean incluidas en el archivo, y para que el programa Peñalara las identifique como tales.

3. Generar el horario con estos programas

Consulte la ayuda de los programas respectivos.

4. Importar los resultados de los gestores hacia Clickedu

Cuando tengamos el horario hecho al Peñalara o FET, podremos generar un archivo que podremos importar desde Clickedu.
Lo tendremos que hacer para cada uno de los horarios que hayamos exportado hacia los gestores.

Pulsamos en 'Importar' y buscamos el archivo que Clickedu leerá para incluir los horarios en la plataforma.

Los horarios sobrescribirán los que teníamos hasta ese momento, para las mismas etapas.

INFORMACIÓN IMPORTANTE SOBRE LA EXPORTACIÓN DE DATOS HACIA EL GESTOR DE HORARIOS PEÑALARA

Para que la conexión entre Clickedu y Peñalara funcione de forma óptima, este debe de estar actulizado.

Por otra parte, para que la transmisión de datos hacia Peñalara sea correcta, se tienen que revisar los siguientes aspectos relacionados con la configuración de las materias desde Clickedu:
- Que las franjas horarias estén correctamente creadas.
- Que el número de horas semanales esté indicado (Administración > Académico > Materias y grupos > Materias > Modificar).
- Que el código de las materias esté informado (Administración > Académico > Materias y grupos > Materias > Modificar)
- Que los profesores estén asignados correctamente a las materias (Administración > Académico > Materias y grupos > Materias > Administrar).
- Que la asignación de clases y/o grupos en las materias sea correcta (Administración > Académico > Materias y grupos > Materias > Administrar).

Nota:
Peñalara considerará las horas no lectivas asignadas a los profesores a través de los equipos como horas de reuniones.
En cambio, considerará las horas no lectivas asignadas de forma directa a los profesores como complementarias.

Debemos tener en cuenta que Peñalara solo es capaz de calcular los horarios solo con dos marcos horarios distintos a la vez. Por lo tanto, si tenemos más de dos, tendremos que ir haciendo archivos que contengan como mucho dos marcos horarios.
Los marcos horarios son los tipos de horario en Clickedu (Administración > Franjas horarias del curso escolar > Tipo de horario)

Descripción de posibles casos que impliquen distintos marcos horarios o franjas horarias:

• Para escuelas que tengan más de 4 etapas con franjas horarias diferentes: habrá que hacer dos cálculos de horarios al Peñalara. Primero calcularemos los horarios de 4 etapas y luego calcularemos los de la última etapa. Con los profesores que impartan clases en etapas diferentes que hemos incluido en cálculos de horarios diferentes, el último cálculo deberemos fijar las horas que ya tienen configuradas al primer cálculo como no disponibles (porque ya las tiene asignadas al horario de los otras etapas).
Ejemplo: A la maestra de música, Peñalara le ha asignado que el lunes de 9.00 a 10.00h lo tiene ocupado con una clase en el primer cálculo horario. A la hora de hacer el segundo cálculo del horario de la otra etapa, desde Peñalara le debemos marcar que esta maestra el lunes de 9.00 a 10.00h está ocupada y que no se puede asignar ninguna hora.
• Para colegios que van cambiando los horarios cada trimestre: se tendrá que hacer un nuevo cálculo para cada trimestre.

Mejoras Clickedu-Peñalara 21-22: unificación de los horarios de clase y Unidades Formativas de Ciclos Formativos

Unificación de los horarios de clase

Peñalara ahora unifica los horarios e incluye los grupos de desdoblamiento dentro de una misma clase o grupos con alumnos de clases distintas. Ya no es el usuario quien ha de buscar la relación de no simultaneidad y el horario ahora aparece completo, con todas las sesiones, ya sean de clase entera o de grupos.

El funcionamiento de la mejora se explica en el vídeo del final de esta sección.

Temporalización de las Unidades Formativas de los Ciclos Formativos en Peñalara

Para vincular los módulos y sus Unidades Formativas para que el programa nos la agrupe en el calendario según las necesidades organizativas.

Para que la temporalización fecha a fecha de estas Unidades Formativas quede bien representada en el horario de Clickedu.

1. Para crear el XML que tendrá que subir a Peñalara, recuerde de informar de la fecha de inicio y final de la franja horaria de cada horario que cree.

2. Escoja el Ciclo Formativo del que quiere crear el horario.

3. En la pantalla de relacionar cada una de las materias (en este caso, UF), tiene que introducir el código de tres letras para que Peñalara las lea como simultáneas.

Si quiere organizar las UF por grupos y no por la clase entera, puede hacer lo mismo. Introduzca el código de tres letras y, en el desplegable, escoja con cuáles no tendrán que ser simultáneas.

3. Una vez importado el archivo, todas las relaciones de simultaneidad y no simultaneidad quedan registradas en el editor de horarios de Peñarala. Cuando Peñalara haya resuelto los horarios, le presentará el horario entero con las UF que hace la clase entera y las que se hacen por grupo.

4. Después, cuando vuelve a importar el archivo, en Clickedu le quedan organizadas fecha a fecha.

5. Desde Administración, vaya a Académico y, en Materias y grupos, verá que el fecha a fecha ha quedado registrado en cada una de las asignaciones de las UF.

Esta mejora se explica, a partir del minuto 18:50, en el siguiente vídeo.