Tramesa massiva: correu electrònic

Per enviar correus electrònics de forma massiva a alumnes i famílias o al personal del centre

Conceptes del glossari relacionats: tramesa massiva emails


Clickedu permet, a l’usuari amb permisos, fer enviament de correus electrònics de forma massiva a més d’un usuari. És necessari que l’usuari a qui se li enviarà el missatge tingui informada una adreça de correu electrònic per poder rebre les comunicacions de l’escola.

• Permisos necessaris: Enviar correus electrònics a tots els usuaris, Enviar correus electrònics als alumnes i als responsables de les meves matèries o Enviar correus electrònics al personal docent i PAS.

1. Entreu al mòdul Comunicació i cliqueu al mòdul Alumnes i famílies o Personal Docent i PAS.



2. Cliqueu Tramesa massiva correu electrònic. Accedireu a la pantalla que us permetrà fer l’enviament massiu. Trieu els grups que desitgeu i seleccioneu els usuaris als quals voleu enviar el missatge.

 

— L'adreça electrònica que apareix per defecte la podeu modificar des d'Administració > Tipus, configuracions i importacions/exportacions > Altres configuracions > Direcció electrònica per defecte en l'enviament massiu i en el flux de comunicació.
— Amb les fletxes podreu triar els destinataris del missatge. Amb la simple '>' només es mouran els destinataris seleccionats; amb la doble '>>', es mouran tots.
— Per a cada enviament, podreu fer servir les adreces següents:

• Alumne: correu de l’alumne (Gestió usuaris > Alumne > Modificar)
• Responsables: correu electrònic dels pares (Gestió usuaris > Pares i mares > Modificar)
• Comunicació: els correus que hi hagi a l'apartat Comunicació de l'alumne

—  És obligatori indicar l'assumpte. 

Si escolliu les opcions Responsables i Comunicació, es podria donar el cas que una família tingués els mateixos comptes de correu configurats als dos llocs. Si és així, Clickedu enviarà el correu només una vegada.

També podeu enviar correus a exalumnes del centre. Per fer-ho, utilitzeu el desplegable Curs escolar de la part superior de la pantalla, que us carregarà les classes que hi havia a Clickedu en aquell curs, i així podreu escollir els alumnes que, per exemple, el curs passat estaven a 2n de Batxillerat (estiguin o no donats de baixa).

3. Si voleu fer un enviament a usuaris que no teniu donats d'alta, podeu utilitzar el seleccionable Importar des d'arxiu. Serveix per incloure adreces de correu des d'un arxiu Excel.
Tal com explica la pantalla 'i', cal que l'arxiu contingui les columnes que s'indiquen, en l'ordre que s'indica.
És important que els separadors siguin comes, per tal que l'arxiu es carregui correctament al sistema i l'enviament sigui correcte.

4. Hi ha la possibilitat d'incloure arxius adjunts, i també una petita enquesta (una pregunta) que els destinataris podran respondre amb un sí o no. El text corresponent a la pregunta serà el que es mostrarà en el vincle.

No es poden adjuntar arxius amb una mida igual o superior a 5 MB.

L'enquesta no és anònima i la resposta quedarà registrada, perfecte per poder gestionar, per exemple, si els nens vindran d'excursió o si l'any vinent es quedaran a dinar. Per tant, el seguiment permet saber qui ha respost i què ha respost.

El llistat que apareix a la pantalla permet relacionar l'alumne amb els correus en els quals s'ha fet l'enviament i la resposta a la pregunta. 

Una vegada fet l'enviament massiu, els destinataris rebran un correu amb el cos del missatge que haureu creat i, al final, la pregunta de l'enquesta, juntament amb els dos vincles per respondre sí o no. 

També hi ha la possibilitat de crear un únic vincle amb el text de la pregunta, útil per als casos en què només s'espera, per exemple, confirmar que han llegit el missatge.

Una vegada els destinataris responguin a l'enquesta, l'escola podrà recopilar les respostes des de: Comunicació > Alumnes i famílies > Històric de trameses massives.

5. Si en el missatge hi ha informació comercial, marqueu, a baix de tot, la casella És correu comercial. D'aquesta manera, i per complir amb la normativa de protecció de dades, només rebran aquest missatge aquells usuaris que a la seva fitxa tinguin marcat Accepta rebre informació comercial del centre.

6. Cliqueu 'Enviar'.

Cada nit el sistema comprova si s'ha retornat algun correu. Si és així, l'adreça electrònica que ha fallat s'afageix al mòdul Avisos i alertes, on podeu corregir-la. A més, perquè el servidor vagi més ràpid s'afageix [ko] davant d'aquestes adreces, així el sistema no les té en compte a l'hora de fer l'enviament i s'eviten més correus de rebot.